顧客データ管理ができていない
なぜDX化により顧客データ管理が改善できるのか、中小建設業のDX専門会社のアドバイスをまとめました。
これからアポを取る顧客は、以前問い合わせをしてくれたようですがその情報がどこかわからない状況です。問い合わせを受けた顧客の情報や過去の対応内容がわからず、十分に対応できなかっこともあります。別々のシステムで管理していて同じ顧客なのに情報が違っていて混乱するなど、情報の管理が機会損失を生んでます。
なぜ問題が起きる？その原因を考える
顧客の情報管理ができておらず実際の営業活動や顧客対応が不十分になったり混乱したりしていることが多くあるようです。
必要な顧客情報を探し出すのに時間がかかる
パソコンでエクセルを使って顧客情報を管理しているとデータが増え過ぎてしまい、必要な情報がすぐに見つけられなかったり、どれが最新のものかわからなくなったりすることがあります。
紙で顧客情報を保管している場合もきちんと整理されていなければ、データと同じように必要な情報を見つけるのに時間がかかり、見つけられない恐れもあるでしょう。
顧客情報を共有せず、担当者以外対応できない
担当者のパソコンだけに顧客情報を保存し、担当者以外はアクセスできず情報が確認できなかったということはないでしょうか。
複数の部署で、それぞれ異なるシステムに顧客情報を保存していて他部署からは情報が見られないということもよくあるようです。情報が分散していると顧客からの問い合わせに対して十分な対応ができず、担当者以外は答えられないといった事態を招きます。
過去の顧客情報がわからない、もしくは紛失した
顧客情報は大切だと紙やデータをしっかり保管していても、きちんと管理できていなければ過去情報などはどこにどう保管してあるのか、わからなくなってしまいます。
担当者のパソコンだけで顧客情報を保管していると、パソコンが故障した際バックアップを取っていなければ顧客データがすべて消失してしまいます。紙の情報も破損や劣化で情報消失の危険性があるでしょう。
重複した顧客情報が存在し、正しいものがわからない
複数の部署で別々のツールを使って顧客情報を管理していると、それぞれのツールで同じ情報を重複して入力している恐れがあります。間違ったデータや不要なデータが散在している可能性もあるでしょう。
多重入力は混乱を招くだけでなくトラブルの原因にもなり、重複データがシステム上で別の顧客と認識して同じ顧客に何度もアプローチすることにもなりかねません。
なぜDX化により、顧客管理の問題は改善できる？
プロフェッショナル
小松延顕氏からのアドバイス
顧客情報を一元管理
建設業でのDXは、社内の部署や目的などに捉われず、顧客データを1つのデータベースに一元管理することが第一歩となります。これによりデータの重複は防げるのはもちろん、関連した部署それぞれで同じ顧客のデータを別々に入力する必要がなく、二度手間を防げます。また、別部署から連絡を取っていた顧客へ別件で連絡をしてしまう、社内で共有しておくべき事項が抜け落ちているといった、根本的なミスを防ぐことが可能です。
顧客情報をオンライン上で管理し、見込み客へのメール一斉送信や必要なリストも簡単に作成できるので営業活動の時間とコスト削減にもなるでしょう。過去データも素早く検索できるので問い合わせにも素早く的確に対応できるため、顧客へ好印象を与えることにもつながります。
建設業でのDXは、社内の部署や目的などに捉われず、顧客データを1つのデータベースに一元管理することが第一歩となります。これによりデータの重複は防げるのはもちろん、関連した部署それぞれで同じ顧客のデータを別々に入力する必要がなく、二度手間を防げます。また、別部署から連絡を取っていた顧客へ別件で連絡をしてしまう、社内で共有しておくべき事項が抜け落ちているといった、根本的なミスを防ぐことが可能です。
顧客情報をオンライン上で管理し、見込み客へのメール一斉送信や必要なリストも簡単に作成できるので営業活動の時間とコスト削減にもなるでしょう。過去データも素早く検索できるので問い合わせにも素早く的確に対応できるため、顧客へ好印象を与えることにもつながります。
クラウド上で顧客情報を共有すると社員同士で簡単に情報共有できるようになり、インターネット環境があれば現場でも確認や作業ができ、必要な情報がすぐに取り出せます。
情報を修正するとリアルタイムで更新されるのでスピーディーな対応が可能です。顧客の属性やニーズ、営業状況など蓄積された顧客データを共有することで営業活動の効率化につながります。
長期経営戦略は5～10年、中期経営戦略は3～5年先を見据えたものです。中期経営戦略を策定するには企業の現状や課題を整理し、目標に向けてやるべきことを明確にします。すると従業員は経営者のビジョンを共有でき、自分が取るべき行動を理解して考える癖もつき、仕事へのモチベーションが高まります。
計画を作る際に内部環境を分析するにはすべての案件・事例のデータが蓄積され、資金繰りやキャッシュフローの動きを把握できる業務統合システムを利用すると効率良く進められ便利です。
DX化のおかげで、手元のスマホを使えば簡単に写真撮影から施工記録や帳票の撮影までできるようになりました！本社へ帰って作業する回数が減ったため、残業時間も少なくなっています。新しい施工技術の勉強にも時間をさけるようになりました。
