契約・発注関連でトラブルが多発する
なぜDX化により契約・発注関連が改善できるのか、中小建設業のDX専門会社のアドバイスをまとめました。
顧客からの要望の伝達がうまくいかず、営業担当者が発注先や数量を間違えるなど、トラブルが多発しています。また、発注書を渡しても業者から請書をもらえない、請書をもらっていない業者がどこなのかを管理できていないなども問題も。
なぜ問題が起きる？その原因を考える
建設業では営業担当者が受発注を行いますが、きちんと管理ができておらずトラブルやクレームになることが多いようです。契約内容が曖昧だと、さらに大きな問題に発展する恐れもあるでしょう。
契約や発注内容の管理ができていない
エクセルやスプレッドシートは使いやすく便利ですが、契約や発注内容をひとつひとつ入力しなければならず手間と時間がかかります。
同じシートを複数で同時編集できず、複数のファイルができてしまい最新情報の共有がしづらいことも。多くの案件を抱えているとシートやファイルが増えてきて、見間違いや入力ミスの恐れもあるでしょう。
発注や契約の進捗状況が把握できていない
エクセルを使って発注管理をしている会社は多くありますが、いくつもの案件を抱えている場合、シートを見て一目で進捗状況を把握することは難しいでしょう。
たくさんあるファイルをいちいち開いて会社や案件ごとに確認するのはとても手間がかかります。自分から情報を見に行く必要があり、期限切れや数量不足なども自ら確認しなければなりません。
契約書を渡さないのは法律違反となる
工事に関することを口約束で決めていると、工事を始めてから「工事内容が違う」「引渡し日が違う」など食い違いが発生してトラブルに発展する恐れがあります。
契約書作成まで手が回らず作成しないということもあるようです。「工事請負契約書」を作成し当事者間で契約を締結することは建設業法で義務づけられており、契約書を交わさないのは法律違反に当たります。
なぜDX化により、契約・発注トラブルは改善できる？
プロフェッショナル
小松延顕氏からのアドバイス
リアルタイムでの把握を実現
発注の進捗状況を可視化し一目で把握できるようになることは、DX化による恩恵が大きい部分です。各社の特殊な契約書フォーマットであっても、システムで発注内容を作成・変更すると、情報はリアルタイムで更新されます。情報共有できることで受発注ミスや工期の遅れを軽減でき、材料不足によるトラブルや納期遅れも防げるでしょう。システムで行った発注履歴はすべて保存されるので、再発注や担当者が変わった時の引継ぎもスムーズに行えます。現場でタブレットなどを使って工事状況と照らし合わせて活用できます。
発注の進捗状況を可視化し一目で把握できるようになることは、DX化による恩恵が大きい部分です。各社の特殊な契約書フォーマットであっても、システムで発注内容を作成・変更すると、情報はリアルタイムで更新されます。情報共有できることで受発注ミスや工期の遅れを軽減でき、材料不足によるトラブルや納期遅れも防げるでしょう。システムで行った発注履歴はすべて保存されるので、再発注や担当者が変わった時の引継ぎもスムーズに行えます。現場でタブレットなどを使って工事状況と照らし合わせて活用できます。
DX化のための統合システムを利用すると、契約書や請書、見積書など発注関連の書類が簡単に作成できます。カスタマイズ機能を利用すれば書式が自由に設定でき、よく使うものをテンプレートで保存しておけば作成時間を短縮できるでしょう。
今まで使っていたエクセルの発注書などをインポートできるので、これまでと同じような感覚でありながらシステムを使って効率良く作成できるようになります。
自動で管理シートも作成できる
DX化すると契約や発注に関するすべての情報をシステム内で一元管理できるようになります。入力したデータはサーバーに保管され、部署などに関係なく社内の誰もがアクセスでき、入力や編集作業ができます。
システム内で管理が行えるので、発注管理のためのシート作成の必要はありません。専用アプリを活用するとパソコン以外でも使えるようになり、現場にいながら作業することもできます。
すべての契約や発注関連の情報が、すべて一括管理ができるようになったおかげで、どの契約がどの段階まで進んでいるのか、どんな発注をかければいいのか、誰でもすぐに理解できるようになりました。アラート機能もあるため、発注・納品遅れも発生せず、請書の有無も一目瞭然です。トラブル対応の仕事がなくなったので、精神的にもとても快適です！
