作業員の振り分けや安全書類（グリーンファイル）作成に時間がとられる
なぜDX化により、作業員の振り分けや安全書類（グリーンファイル）作成が改善できるのか、中小建設業のDX専門会社のアドバイスをまとめました。
たくさんの現場があり、そこに職人さんを派遣するための振り分け作業が煩雑化しており、とにかく大変です。特に安全書類（グリーンファイル）や作業員名簿などの作成に、日々追われて困っています。現場やクライアントごとに書式がバラバラで、効率の悪い仕事になっていると思います。
なぜ問題が起きる？その原因を考える
建設業法や安全衛生法によって作成しなければならない書類が多くあり、エクセルなどで作っているとたくさんの入力作業が発生し、多くの時間と労力を割かなければならないことが問題視されています。
作成が必要な書類が多く、手間と時間がかかっている
安全書類は主なものだけで20種類以上もあります。必ず提出が求められるものだけで9種類あり、ゼネコンの管理体制によって提出する書類の種類が変わり、現場ごとの書類作成が必要です。
名簿は職人などに変更があれば修正が必要で、その度にすべての書類を修正するのは大変な手間がかかります。
書式がバラバラで同じ内容を何度も入力している
安全書類には全国建設業協会が出している「全建統一様式」や各ゼネコンが用意している様式があります。
記入内容は同じですが書式が異なるため流用して作成することができず、現場が変わる度に一から作ることになり労力と時間を要する効率の悪い作業になっています。
法律で提出が決められていて提出期限がある
安全書類は建設現場の安全を守るため、工事体制や作業員、作業内容を把握するためのものです。
建設業法や安全衛生法で提出することが定められており、作成を省略することはできません。また、書類ごとに提出期限があるので注意が必要です。
なぜDX化により施工現場は改善できる？
プロフェッショナル
小松延顕氏からのアドバイス
記入漏れや不備も回避
安全書類は全建統一様式や各ゼネコンが用意している様式など、それぞれの書類の形式に合わせて毎回制作するのでは、非常に効率が悪くミスも発生しやすくなります。DX化により専用の入力システムを構築することで、基本情報や現場情報など1度入力すれば、チェック1つですべての形式に自動反映されるようになります。同じ情報を何度も入力する必要がなく作業時間を大幅に短縮できます。
修正が必要な際も1か所に入力すれば反映されるため、効率よく書類作成が可能。急な人員配置が必要な場合も、過去データからすぐに安全書類を制作できるのです。
自動チェックのシステムさえあれば、不備があると提出できない仕組みをつくることで、記入・添付漏れを防げます。
安全書類は全国建設業協会が出している「全建統一様式」や各ゼネコンが用意している様式など、それぞれの書類の形式に合わせて毎回制作するのでは、非常に効率が悪くミスも発生しやすくなります。DX化により専用の入力システムを構築することで、基本情報や現場情報など1度入力すれば、チェック1つですべての形式に自動反映されるようになります。同じ情報を何度も入力する必要がなく作業時間を大幅に短縮できます。
修正が必要な際も1か所に入力すれば反映されるため、効率のいい書類作成が可能。急な人員配置が必要な場合も、過去データからすぐに安全書類を制作できるのです。
自動チェックのシステムさえあれば、不備があると提出できない仕組みをつくることで、記入・添付漏れを防げます。
作業員の振り分け作業も簡単に
作業員名簿は安全衛生管理や労災が発生した際の緊急連絡先や対応、誰がいつ現場に入っているかを把握・管理するための書類です。DX化することで、法律に則った必要な項目を漏れなく入力でき、添付忘れも防げます作業員の資格や社会保険加入状況を調べる機能を利用すると作業員の振り分けが簡単にでき、作業内容に合わせた適切な配置が行えます。
さらに構築した入力システムをマルチデバイスに対応させることで、現場でスマートフォンやタブレットで作業が可能となります。そのため、現場作業員がわざわざ会社に戻って、パソコンで作業する必要がありません。
作成した書類はデータのまま送れるので迅速にやり取りでき、不備があっても時間を置かずに対応できます。書類を紙で残さないので保管場所も不要、郵送代などのコスト削減にもつながります。
安全書類の中には作業員の健康診断や工事関連免許の有効期限、建設業許可など期限が付いている項目があります。DX化するとリマインド機能を利用して期限切れ前に確認でき、対象者をリスト化して、その先の作業がスムーズに進められます。
健康診断を法令に基づいて適切に受診させることができ、作業員の免許・許可が失効しているのに業務につかせるようなことが防げるでしょう。
どんなデータ・フォーマットでも、基本的に1回入力すればすべて反映されるため、資料作成の時間が短縮されました。修正も1項目に反映すれば大丈夫ですので、不備が発生しにくくなっています。期限切れのリマインド機能のおかげで、職人さんの免許の更新もスムーズです。
