見積書・請求書制作の作業が大量にある
なぜDX化により、見積書・請求書制作の作業が改善できるのか、中小建設業のDX専門会社のアドバイスをまとめました。
たくさんの書類を作る際、何度も同じことを入力するのが面倒、ズレなどにも気を使います。しかも同じ工事でも社内用と顧客用で内容の違う書類を作成するので手間ですし、修正で何度も見積書や請求書を作成しなければならない…二度手間三度手間というレベルではないです。
なぜ問題が起きる？その原因を考える
特にリフォームや個人宅などに対応している工務店では、エクセルなどを使った手作業の書類作成で手間がかかる上、入力ミス発生なども問題になっています。
表計算ソフト（エクセル）などを使って手作業で作成している
工務店の事務作業には多くの見積書・請求書作成があります。あらかじめフォーマットを用意していても何度も同じ内容を入力するなど効率が悪く、手作業ゆえの入力ミスや内容間違いなども起きかねません。
見積書・請求書は何度も修正が発生し、その度に複数のフォーマットに間違えないよう入力する必要があり、担当者の負担となります。
内容が異なる社内用と顧客用、別々に作成しなければならない
建築現場で使われる書類は社内用と顧客用で書類内容が異なるため別々のフォーマットに入力する手間が発生します。手作業による内容間違いや入力ミス、顧客用は作成したけれど社内用は忘れていたなどということも発生しかねません。
それぞれの書類をズレが起こらないよう管理する大変さもあります。
事務作業の工数の多さによって人件費がかかる
建設事務は書類作成の他、備品管理や安全衛生業務、電話・メール・来客対応、営業や現場とのやりとりなど、多くの業務があります。
そこへ手間がかかり作業工数の多い書類作成が加わると、担当者1人では勤務時間内に処理できなくなることもあるでしょう。そうすると残業が発生し、増員が必要になれば人件費コストが増える可能性があります。
ずさんな内容の見積書・請求書では会社の信用が失われる
作成した書類の内容がわかりにくく、抜けがあれば「この工務店に工事を任せられるだろうか？」と発注者は不安に思うでしょう。
発注者によっては書類に不備があり工事内容の不明点が多ければ、発注を取りやめてしまうかもしれません。 工事の内容・条件が曖昧な書類ではトラブルに発展する恐れもあります。
なぜDX化により、見積書・請求書制作の作業が改善できる？
プロフェッショナル
小松延顕氏からのアドバイス
軽減できるシステム構築
建設業での見積書・請求書制作の作業における問題点は、1つの契約であっても、顧客用・取引先用・自社用といったように少しだけ異なる書類を制作する、見積もりが変わるたびに何度も再発行することで、工数の肥大とミスの増加を招いていることです。
統合システムを導入・カスタマイズすれば、1つのフォーマットへの入力で、金額や工事名称、工事場所などのデータを必要な箇所に自動で引用し、必要な書類を自動で制作できるようになります。同じ内容を何度も入力しなくて済み、修正も1個所のみ反映させれば、手間が大きく省けます。入力する項目数が少なくなるので手作業の量が減って入力ミスも軽減できるでしょう。書類作成にかかる手間が大幅に減って効率良く書類を作成できるので業務効率化、人件費削減にもつながります。
建設業での見積書・請求書制作の作業における問題点は、1つの契約であっても、顧客用・取引先用・自社用といったように少しだけ異なる書類を制作する、見積もりが変わるたびに何度も再発行することで、工数の肥大とミスの増加を招いていることです。
統合システムを導入・カスタマイズすれば、1つのフォーマットへの入力で、金額や工事名称、工事場所などのデータを必要な箇所に自動で引用し、必要な書類を自動で制作できるようになります。同じ内容を何度も入力しなくて済み、修正も1個所のみ反映させれば、手間が大きく省けます。入力する項目数が少なくなるので手作業の量が減って入力ミスも軽減できるでしょう。書類作成にかかる手間が大幅に減って効率良く書類を作成できるので業務効率化、人件費削減にもつながります。
DX化すると作成した見積書などの書類は自動でリスト化されてシステム内にファイル保存されます。必要な時に検索して、いつでも取り出せるので過去の書類を参照したいときに便利です。
発注先が同じ会社なので前に作った見積書を流用したい、過去に似た工事があった見積書を参考にしたいなど、システムを検索すれば見たい書類がすぐに探し出せ、効率良く書類を作成できます。
建設業では工事内容に合わせた見積書や社内用・顧客用など、いろいろなパターンの書類が必要です。DX化すれば必要な項目を設定し、文字の大きさや会社のロゴ、縦向き・横向きの設定など好きなデザインでフォーマットが作れます。
工事の内容に合わせたもの、社内用・社外用など複数のフォーマットを準備しておくことも可能。必要に応じてフォーマットを選び、費用の内訳や工事内容・条件など内容に漏れがなく、わかりやすい書類が簡単に作れます。柔軟なカスタマイズ性があってこそ実現できるDX化だといえます。
ひとつのフォーマットに入力をすれば、すべての書類に適切な形で反映されるようになりました。修正が必要な場合も、一瞬ですべての書類ができあがるので、手間がかかりません。入力自体も最低限の内容になっているので、ミスの発生も少なくなりました。チェック作業に時間をかけられるようになったので、お客様からの信頼も落としません。
